Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 4 november 2026

Dit beleid legt uit hoe Pataholm System AB ("GeoQuestr", "wij", "ons") persoonsgegevens verwerkt wanneer u de website, apps en diensten van GeoQuestr gebruikt (de "Diensten").

Contact: hello@geoquestr.com

1. Korte samenvatting

• Deelnemers gebruiken anonieme accounts. Ze hoeven zich niet te registreren en hun echte naam of hun e-mailadres niet op te geven.
• De locatie van deelnemers wordt niet opgeslagen en nooit via het netwerk verzonden. De locatie wordt alleen op het apparaat van de deelnemer verwerkt, om de avatar op de kaart te tekenen en interactie met objecten in het spel mogelijk te maken.
• Alle persoonsgegevens, ook back-ups en logs, worden binnen de EU opgeslagen op onze eigen servers bij Hetzner in Finland en Duitsland.
• De gegevens van deelnemers worden uiterlijk 6 maanden na afloop van de ronde verwijderd of geanonimiseerd.
• Wij verkopen nooit persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor reclame.

2. Wie verantwoordelijk is voor de gegevens

GeoQuestr heeft twee rollen:

• Verwerker. Wanneer een organisatie, bijvoorbeeld een gemeente, school, vereniging of bedrijf, een activiteit in GeoQuestr organiseert, is die organisatie de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van de deelnemers. Wij verwerken die gegevens alleen namens de organisatie en volgens haar instructies. Dat is geregeld in een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG (zie sectie 13). Als de overeenkomst dat vermeldt, geldt dit ook voor gegevens over de beheerders van de organisatie.
• Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de accounts van andere beheerders, betalingen, support en onze website zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke.

Neemt u deel aan een activiteit die een organisatie organiseert, dan kunt u met vragen over uw gegevens bij die organisatie terecht. U kunt ook contact met ons opnemen, dan helpen wij u verder.

3. Gegevens die wij verwerken

3.1 Beheerders

• Naam, e-mailadres en inloggegevens. Wachtwoorden worden alleen als gesalte hashwaarden opgeslagen. Logt u in met Google of Apple, dan ontvangen wij uw naam en uw e-mailadres van die dienst.
• Organisatie, plan, abonnement en aankopen.
• Content die u maakt: teksten, quests, locaties, afbeeldingen, audio en video.
• AI-credits en hoe ze zijn gebruikt.
• Wat u ons schrijft in e-mails en supportverzoeken.

3.2 Deelnemers

• Een anoniem account met een willekeurige account-ID, een zelfgekozen spelersnaam en een avatar.
• Punten, voortgang en antwoorden.
• Foto's en video's die worden ingezonden bij foto- en challenge-quests. Daarop kunnen personen te zien zijn.
• Als de organisator ervoor heeft gekozen erom te vragen wanneer de deelnemer meedoet: leeftijd, geslacht, e-mailadres of antwoorden op een eigen vraag. Alleen de organisator ziet de antwoorden.

Deelnemers hoeven hun echte naam niet op te geven.

Anonieme accounts. Wanneer iemand aan een activiteit deelneemt, wordt automatisch een anoniem account aangemaakt, zonder registratie, e-mailadres of wachtwoord. Het account bewaart score, voortgang en prestaties, en hetzelfde account wordt gebruikt voor de activiteiten waaraan de deelnemer op dat apparaat deelneemt. Het is alleen bereikbaar via de browser of de app op dat apparaat, niet via een ander apparaat. Worden browsergegevens gewist of wordt de app verwijderd, dan is het account niet meer toegankelijk.

Het account blijft anoniem zolang de deelnemer niet zelf gegevens verstrekt waaruit blijkt wie de deelnemer is, bijvoorbeeld een echte naam als spelersnaam, een foto van zichzelf of een e-mailadres waarnaar de organisator vraagt. Daarom behandelen wij gegevens die bij een anoniem account horen als persoonsgegevens. Op het web kan de deelnemer ervoor kiezen een gewoon account aan te maken. De voortgang blijft dan behouden en het account is niet langer anoniem.

3.3 Gegevens die wij niet verwerken

• Locatiegegevens worden nooit opgeslagen en niet via het netwerk verzonden. De gps-positie wordt alleen op het apparaat van de deelnemer gebruikt, om de kaart te tonen en te bepalen wanneer de deelnemer bij een quest is aangekomen.
• Bijzondere categorieën van persoonsgegevens volgens artikel 9 AVG, bijvoorbeeld over gezondheid, religie of etnische afkomst, mogen niet in GeoQuestr worden verwerkt. Organisatoren mogen niet naar zulke gegevens vragen.

3.4 Technische informatie

• IP-adres, tijdstippen en foutlogs, om de Diensten te laten werken en misbruik op te sporen.
• Bezoekersstatistieken van Plausible Analytics. Plausible draait op onze eigen servers, gebruikt geen cookies en slaat geen persoonsgegevens op.

3.5 Kinderen

Kinderen nemen vaak deel aan activiteiten, bijvoorbeeld via scholen, verenigingen en gemeenten. Er is geen minimumleeftijd om deel te nemen, en deelnemers hoeven zich niet te registreren, maar doen mee met een anoniem account. Is de deelnemer jonger dan 13 jaar (of de hogere leeftijd die in het land geldt), dan moet de ouder of voogd de deelname hebben goedgekeurd, of moet de activiteit worden georganiseerd door een organisator, bijvoorbeeld een school, die ervoor verantwoordelijk is dat er toestemming van de ouder of voogd of een andere rechtsgrond is. Om een beheerdersaccount aan te maken of aankopen te doen, moet u minstens 18 jaar zijn of toestemming hebben van een ouder of voogd. Denkt u dat een kind gegevens heeft verstrekt zonder zulke goedkeuring? Neem dan contact met ons op.

4. Waarom wij de gegevens verwerken

• Om de Diensten te leveren: deelname, punten en ranglijsten, controlekamer en rapporten.
• Om ingezonden foto's automatisch te laten beoordelen door de AI-jury, als de organisator die heeft ingeschakeld.
• Om accounts, betalingen, abonnementen en AI-credits te beheren.
• Om beheerders support te bieden.
• Om de Diensten te beschermen tegen valsspelen, misbruik en ongeoorloofde toegang.
• Om aan de wet te voldoen, bijvoorbeeld de Zweedse boekhoudwet.
• Om de Diensten te verbeteren op basis van anonieme, geaggregeerde statistieken.
• Om nieuws naar beheerders te sturen, met toestemming waar de wet dat vereist.

De gegevens van deelnemers worden alleen gebruikt voor de activiteit waaraan zij deelnemen, voor de rapporten van de organisator en om de eigen geschiedenis en prestaties van de deelnemer te tonen.

5. Rechtsgrond

Wanneer wij de verwerkingsverantwoordelijke zijn, baseren wij de verwerking op:

• Overeenkomst: om de Diensten te leveren en accounts, betalingen en abonnementen te beheren.
• Wettelijke verplichting: om te voldoen aan fiscale en boekhoudkundige regels.
• Gerechtvaardigd belang: voor beveiliging, om misbruik te voorkomen en om de Diensten te verbeteren.
• Toestemming: voor nieuwsbrieven waar de wet dat vereist.

Wanneer wij verwerker zijn, bepaalt de organisator de rechtsgrond voor de gegevens van de deelnemers.

6. AI-functies

• De AI-jury draait op een open AI-model (Qwen3-VL-Reranker-2B) op onze eigen server binnen de EU, bij Hetzner in Finland. Onze app-server stuurt de foto daarheen via een privé, versleutelde netwerkverbinding. De foto wordt alleen in het geheugen gelezen om te scoren hoe goed hij de opdracht uitvoert en dat om te zetten in bonuspunten; er wordt geen kopie bewaard. De AI-jury schrijft geen commentaar en filtert geen inhoud: de organisator bekijkt de ingezonden foto's zelf. Ingezonden foto's en video's worden niet naar OpenAI gestuurd.
• AI-generatie stuurt de instructies van de beheerder naar OpenAI wanneer quests, teksten, afbeeldingen, vertalingen of samenvattingen van rapporten worden gemaakt. Voor samenvattingen van rapporten worden ook spelersnamen en scores uit de ranglijst verzonden.
• OpenAI ontvangt alleen wat de functie vereist en wordt niet gebruikt om persoonsgegevens op te slaan.
• AI-voorlezen stuurt questteksten naar ElevenLabs wanneer audiobestanden worden gemaakt. Wie het spel maakt, kiest zelf of voorlezen wordt gebruikt. Er worden geen gegevens over deelnemers verzonden.
• De organisator kan de AI-functies volledig uitschakelen. Er worden dan geen persoonsgegevens naar OpenAI of ElevenLabs verzonden.

7. Ranglijsten, foto's en rapporten

• Tijdens een activiteit zien deelnemers elkaars spelersnamen, avatars en punten in de ranglijst.
• Ingezonden foto's worden aan de organisator getoond in de controlekamer en in rapporten, en kunnen worden getoond aan andere deelnemers van dezelfde activiteit.
• De organisator kiest of een rapport openbaar wordt gedeeld. Een openbaar rapport toont statistieken en de ranglijst met spelersnamen, maar geen ingezonden foto's.

8. Waar de gegevens worden opgeslagen

Alle persoonsgegevens, inclusief back-ups en logs, worden binnen de EU opgeslagen op onze eigen servers bij Hetzner Online GmbH, in datacenters in Finland en Duitsland. Dat geldt voor de website, het inloggen, de database, de bestanden, de e-mail en de back-ups.

9. Subverwerkers

Wij schakelen de volgende subverwerkers in. Elk van hen krijgt alleen de gegevens die zijn functie vereist. De actuele lijst staat altijd op Vertrouwen & beveiliging.

Organisaties die een verwerkersovereenkomst met ons hebben, worden minstens 30 dagen voordat een subverwerker wordt toegevoegd of vervangen schriftelijk op de hoogte gebracht.

10. Doorgifte buiten de EU/EER

Persoonsgegevens worden binnen de EU opgeslagen. Subverwerkers buiten de EU/EER krijgen alleen toegang tot persoonsgegevens op basis van een adequaatheidsbesluit, bijvoorbeeld het EU–US Data Privacy Framework, of op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

11. Hoe lang de gegevens worden bewaard

• Gegevens van deelnemers worden uiterlijk 6 maanden na afloop van de ronde verwijderd of geanonimiseerd.
• Anonieme accounts die nooit zijn gebruikt om aan een activiteit deel te nemen, worden automatisch verwijderd.
• Beheerdersaccounts worden bewaard zolang de overeenkomst of het abonnement loopt en worden uiterlijk 90 dagen na het einde ervan verwijderd. Accounts zonder overeenkomst en zonder abonnement worden na 2 jaar inactiviteit verwijderd. U kunt uw account op elk moment zelf verwijderen.
• Content die u hebt gemaakt, kunt u binnen 90 dagen na het einde van de overeenkomst opvragen: teksten, quests en locaties als JSON-bestand en afbeeldingen in het originele formaat.
• Betalings- en boekhoudgegevens worden 7 jaar bewaard volgens de Zweedse boekhoudwet.
• Back-ups worden dagelijks gemaakt, versleuteld binnen de EU opgeslagen en maximaal 30 dagen bewaard. Verwijderde gegevens verdwijnen daardoor binnen 30 dagen uit de back-ups.
• Logs worden 24 maanden bewaard en daarna verwijderd of geanonimiseerd.

12. Beveiliging

• Versleuteling tijdens verzending (HTTPS/TLS) en in rust.
• Eigen inlogdienst waarin bij elk verzoek op de server wordt gecontroleerd of de gebruiker bevoegd is, zodat beheerders alleen bij de gegevens van hun eigen organisatie kunnen. Wachtwoorden worden alleen als gesalte hashwaarden opgeslagen.
• Alleen bevoegd personeel heeft toegang tot de productieomgeving, met persoonlijke SSH-sleutels en tweefactorauthenticatie.
• Iedereen die de persoonsgegevens verwerkt, heeft zich ertoe verbonden ze vertrouwelijk te behandelen.
• Minimale gegevensverwerking: deelnemers gebruiken anonieme accounts en locatiegegevens worden niet opgeslagen.
• Automatische verwijdering of anonimisering volgens de bewaartermijnen hierboven.
• Dagelijkse, versleutelde back-ups binnen de EU.

Hebt u een beveiligingsprobleem gevonden? Mail naar security@geoquestr.com.

13. Voor organisaties: verwerkersovereenkomst

Wij sluiten verwerkersovereenkomsten volgens artikel 28 AVG met organisaties die GeoQuestr gebruiken. In de overeenkomst verbinden wij ons onder meer om:

• persoonsgegevens alleen te verwerken volgens de schriftelijke instructies van de organisatie,
• minstens 30 dagen voordat een subverwerker wordt toegevoegd of vervangen de organisatie schriftelijk te informeren, en haar de gelegenheid te geven bezwaar te maken,
• de organisatie zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 36 uur, te informeren nadat wij kennis hebben gekregen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens,
• de organisatie te helpen bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen en bijstand te verlenen bij gegevensbeschermingseffectbeoordelingen,
• de organisatie, of een onafhankelijke auditor, te laten controleren of de overeenkomst wordt nageleefd, na een schriftelijke kennisgeving minstens 30 dagen van tevoren,
• de content van de organisatie binnen 90 dagen na het einde van de overeenkomst te verstrekken, de gegevens te verwijderen volgens de bewaartermijnen hierboven en de verwijdering op verzoek schriftelijk te bevestigen.

Mail naar upphandling@geoquestr.com om een overeenkomst te sluiten.

14. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens informeren wij de organisaties die het betreft zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 36 uur nadat wij er kennis van hebben gekregen. Wanneer wij zelf de verwerkingsverantwoordelijke zijn, melden wij de inbreuk bij Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), de Zweedse toezichthoudende autoriteit, wanneer dat vereist is, en informeren wij u als de inbreuk een hoog risico voor u kan inhouden.

15. Uw rechten

Volgens de AVG hebt u het recht om:

• inzage te krijgen in uw gegevens,
• onjuiste gegevens te laten rectificeren,
• gegevens te laten wissen,
• de verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken,
• uw gegevens in een machineleesbaar formaat te ontvangen (recht op overdraagbaarheid van gegevens),
• een toestemming in te trekken,
• uw account te verwijderen,
• een klacht in te dienen bij Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), de Zweedse toezichthoudende autoriteit.

Mail naar hello@geoquestr.com om uw rechten uit te oefenen. Betreft het verzoek gegevens uit een activiteit die een organisatie organiseert, dan sturen wij het zonder vertraging door naar die organisatie en helpen wij haar het verzoek te beantwoorden. Een anoniem account is niet gekoppeld aan een naam of e-mailadres. Vermeld daarom de naam van de activiteit en uw spelersnaam, zodat wij uw gegevens kunnen vinden.

16. Wijzigingen

Wij kunnen dit beleid bijwerken. Wezenlijke wijzigingen maken wij ruim voordat ze ingaan bekend, via e-mail, in de app of op de website.

17. Contact

Pataholm System AB
Org.nr: 559347-4280
Pataholm 106, 384 92 Ålem, Zweden
E-mail: hello@geoquestr.com
Beveiliging: security@geoquestr.com

Toezichthoudende autoriteit: Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, 104 20 Stockholm, Zweden